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公文用語具有較強的政治性、政策性、指導性和實用性，因此公文的語言必須簡明扼要，切忌長篇大論。同時，也要注意不要由于片面追求簡練，而使文義不能得到完整、準確的表達。
那么，怎樣才能做到行文的簡明呢？我們可以從以下幾個主要方面入手：
（一）開門見山，直陳其事，不要兜圈子
撰寫公文，不必像文學作品那樣，還需要做個鋪墊或者設置謎題，引人入勝，我們只需開門見山，直截了當寫明公文的主要內容即可。
例如：“《實施意見》的出臺，是落實省委省政府工作要求、營造“政策最優、成本最低、服務最好、辦事最快”環境的必然要求?！秾嵤┮庖姟返某雠_，就是通過建立健全保護企業家合法權益、激發優秀企業家精神的政策體系，給企業家吃下定心丸、注入強心劑，讓企業家輕裝上陣、放手發展。”
這種寫法就開宗明義直截了當地點出《實施意見》的重要作用及意義價值。
（二）使用規范化簡稱
凡不是人人周知或只在特定領域、特定人群中使用的簡稱，首次出現的時候要全稱，以后再出現就可以用簡稱。
例如：“加州”是“加利福尼亞州”的簡稱，首次出現就需要用全稱，“加利福尼亞州（下稱加州）”。另外，使用簡稱要使用約定俗成的規范用法，例如中紀委、中組部等。
（三）多用陳述句、祈使句
公文是實用性極強的文體，為了直接說明情況、提出要求，這就需要在公文中常采用陳述句和祈使句，因為這兩種句式能增強語言的表意功能，并且使人一看就明白，做到了文字簡潔明白，干凈利落。
例如：當撰寫報告、交代問題時，盡量使用陳述句，將問題表達清晰；當布置任務，傳達精神的時候，應盡量使用祈使句，動詞開頭，說明具體怎么做。
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