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處在黨政機關(guān)辦公室的干部，最重要的一項工作就是辦文，辦文的質(zhì)量如何，直接關(guān)系著本單位全局工作的運轉(zhuǎn)，容不得出任何差錯。所謂“辦文”，就是要處理上級下發(fā)的文件、下級報送的文件，以文件處理封面等形式呈分管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)層層審批，將文件所要求的事項通知給負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的同志，進(jìn)行跟蹤落實，確保所要求的事項辦理結(jié)束。如何高效辦文，有以下幾個方面的技巧：
技巧一：嚴(yán)把收文進(jìn)口關(guān)。面對每天處理的大量公文，要進(jìn)行科學(xué)合理區(qū)分，對重要文件要做到即收即辦、特件特辦、急件急辦，緊盯運轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)、縮短運轉(zhuǎn)時間，確保限時完結(jié)；對一般文件要把握辦理時機，確保順利辦結(jié)；對保密性文件要嚴(yán)格按照保密要求進(jìn)行處理，運用涉密機擬辦，不能通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，嚴(yán)格控制知悉范圍；對下級單位報送的文種使用不標(biāo)準(zhǔn)、格式體系不規(guī)范、公文質(zhì)量不過硬、行文內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn)、審批手續(xù)不完善的公文，要敢于較真，提出意見，退回重辦。
技巧二：嚴(yán)把發(fā)文出口關(guān)。公文的起草、審核、登記、分發(fā)、運轉(zhuǎn)、管理等每一個環(huán)節(jié)都緊緊相扣、環(huán)環(huán)相連，一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，整個鏈條就可能斷掉，無法正常運轉(zhuǎn)。對于主要領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)簽出來的公文，印發(fā)前必須對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等基本要素進(jìn)行認(rèn)真復(fù)核，嚴(yán)把公文最后一道關(guān)口，做到內(nèi)容正確、表述嚴(yán)謹(jǐn)、格式規(guī)范，建立健全防錯糾錯機制，公文核對要責(zé)任到人、交叉校核、多層把關(guān)，文件運轉(zhuǎn)要做到首接負(fù)責(zé)、全程跟蹤、終點反饋，適時進(jìn)行錯情通報，確保公文出口“零差錯”。
技巧三：嚴(yán)把辦文細(xì)節(jié)關(guān)。辦文是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，辦公室工作人員必須沉心靜氣、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、一絲不茍，特別是要了解細(xì)節(jié)，研究細(xì)節(jié)，掌握細(xì)節(jié)，比如對轉(zhuǎn)送部門落實的文件，要詳細(xì)登記轉(zhuǎn)辦時間、時限要求、承辦部門的信息等，隨時掌握文件辦理進(jìn)程；緊盯公文取向，辦理的公文到了什么地方，到了哪個環(huán)節(jié)，遇到什么問題，必須心中有數(shù)；還要善于動腦筋，比如在送簽環(huán)節(jié)，領(lǐng)導(dǎo)的簽批意見是什么，是否提出新的要求，領(lǐng)導(dǎo)原則性意見中真實意圖是什么，必須認(rèn)真領(lǐng)會、準(zhǔn)確把握。
技巧四：嚴(yán)把自身能力關(guān)。這也是辦公室人員辦文最重要的技巧，“打鐵需要自身硬”，只要自身各項素質(zhì)能力強，對辦文過程中遇到的困難和問題自然也不在話下。思想上必須要高度重視每一份文，認(rèn)識到文是保障黨政機關(guān)正常運轉(zhuǎn)的“神經(jīng)中樞”，牽動全局，要時刻有高度的政治責(zé)任感和求真務(wù)實、細(xì)致入微和精益求精的工作作風(fēng)。同時，還要不斷提升業(yè)務(wù)理論水平、政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能，善于運用辯證唯物主義的立場、觀點和方法觀察事物、分析問題、解決問題，因為辦文涉及各個領(lǐng)域，辦公室工作人員更要認(rèn)真研究、熟悉掌握政策，不斷增強知識儲備，把學(xué)到的力量政策、掌握的各種知識、擁有的業(yè)務(wù)素材加以消化吸收，結(jié)合工作實際加以運用。
