探析行政接待工作新思路
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行政接待工作需要注重的方面可以從掌握信息的準(zhǔn)確性出發(fā)，對接待工作的細(xì)節(jié)進(jìn)行不斷的加強(qiáng)和深化，同時(shí)，接待工作應(yīng)該符合新時(shí)代的要求，進(jìn)行形式上的簡化和準(zhǔn)確化，定位每一次接待工作的目標(biāo)，并在接待工作的基礎(chǔ)上建立雙方友好溝通以及合作的橋梁。接待工作需要由專業(yè)人員進(jìn)行專業(yè)化的推進(jìn)，這樣才能確保接待工作順利完成，有利于其他各項(xiàng)工作的配合，有效維護(hù)本部門的效益。目前，我國的接待工作在一定程度上進(jìn)行了新時(shí)代的改革，在摒棄傳統(tǒng)接待工作的固有缺陷之后，迎合了現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢，從形式和接待流程方面都進(jìn)行了一定的簡化，但是由于處于接待工作的發(fā)展階段，所以在一些細(xì)節(jié)方面還存在不足。從接待的流程方面來看，還需要對接待工作進(jìn)一步簡化和提升效率，只有不斷提升接待水平，才能進(jìn)一步保證接待工作的完善。從接待工作的專業(yè)程度來看，可以選擇具備充分接待工作經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人員來進(jìn)行接待工作的推進(jìn)，并從中培養(yǎng)選拔適合接待工作的人員，做到人才的充分利用。在開展行政事務(wù)的接待工作時(shí)，會涉及相關(guān)方面人才的利用和培訓(xùn)，隨著接待工作的推進(jìn)會涉及相關(guān)工作人員責(zé)任意識的增強(qiáng)以及行政工作的專業(yè)水準(zhǔn)提升，同時(shí)，接待工作的新思路是時(shí)代發(fā)展的新潮流。（一）增強(qiáng)了相關(guān)工作人員的責(zé)任意識。在選拔工作人員的過程中，一般會安排具有接待經(jīng)驗(yàn)的人員，和接待工作相關(guān)的職場新人剛?cè)肼殨r(shí)，會被安排到接待工作的幕后準(zhǔn)備崗位，因?yàn)槿狈σ欢ǖ娜嗣}資源和應(yīng)變能力。接待工作會隨著接待人員的不同而進(jìn)行細(xì)節(jié)的調(diào)整和安排，但是大體上較為相似，接待人員需要頭腦靈活，做事有較強(qiáng)的邏輯能力和應(yīng)變能力，同時(shí)在語言交際能力方面也需要做到張弛有度。具備一定的基本條件，需要工作人員擁有較為豐富的接待工作經(jīng)驗(yàn)，對接待工作的流程可以有自身的理解以及符合時(shí)代發(fā)展的改進(jìn)措施，從根本上提升接待工作的質(zhì)量。（二）提升了行政工作的專業(yè)水準(zhǔn)。接待工作屬于內(nèi)勤的一個(gè)環(huán)節(jié)，在接待工作開始之前可以進(jìn)行微觀事務(wù)的辦理，例如會議手冊的印制，在具體的接待工作中，隨著人員進(jìn)入接待工作主會場，需要進(jìn)行人員的座位安排，在接待人員到來之前，對于迎送接待人員的車輛也需要做好規(guī)劃，這些考驗(yàn)接待工作人員的細(xì)致程度。行政工作的專業(yè)水準(zhǔn)也在細(xì)致化的接待工作中得到了有效的體現(xiàn)，專業(yè)化能力勝任接待崗位的人，至少歷練了四種素質(zhì)：清晰明了的分辨能力、敏銳迅速的觀察能力、果斷及時(shí)的處事能力以及強(qiáng)大的執(zhí)行能力。（三）符合了時(shí)代發(fā)展的新潮流。在行政接待工作新思路探索中，需要接待工作人員對時(shí)代發(fā)展的新形勢有所了解，懂得運(yùn)用現(xiàn)代化的接待思路完成接待工作。在這一工作的推進(jìn)中，接待工作要符合時(shí)代發(fā)展的新潮流。行政接待工作在一定程度上是信息交流與部門協(xié)調(diào)配合的過程，同時(shí)接待工作也是展示自身形象的重要過程，新形勢下的接待工作新思路需要從接待的形式以及接待工作的具體內(nèi)容出發(fā)，從根本上對接待工作進(jìn)行有效的改善和優(yōu)化。在行政接待工作中，需要從形式上進(jìn)行接待工作的優(yōu)化和簡化，確保接待工作的質(zhì)量，還需要從根本上保證接待工作的創(chuàng)新性，對于行政接待工作細(xì)節(jié)的完善是其中的重要環(huán)節(jié)。（一）從形式上進(jìn)行優(yōu)化和簡化。行政接待工作，需要嚴(yán)格按照接待的主題開展，多數(shù)接待工作由于在流程方面有一定的相似之處，所以在接待工作中，接待流程的部分改動(dòng)可以與接待的特定主題相契合，傳統(tǒng)的接待流程在現(xiàn)代化的社會發(fā)展中會有一定的不符合性，對傳統(tǒng)接待工作進(jìn)行現(xiàn)代化的改善需要從形式流程方面進(jìn)行必要的簡化，簡化的過程就是優(yōu)化的過程，接待工作需要在保證形式簡化之后內(nèi)容主題得到升華和優(yōu)化。進(jìn)而行政事務(wù)中接待工作的決策人員需要從各方面進(jìn)行考慮，在陪同本單位負(fù)責(zé)人的接待活動(dòng)中，很多事務(wù)難以在前端直接完成，需要及時(shí)傳遞到后端。例如在重要人員無法按時(shí)到場的情況下，對于行政事務(wù)的流程進(jìn)行及時(shí)調(diào)整。接待工作進(jìn)入就餐環(huán)節(jié)時(shí)，需要根據(jù)之前的變化進(jìn)行座次順序的調(diào)整，從細(xì)節(jié)上對接待工作加以注重。決策者在接待工作的指令下達(dá)時(shí)需要綜合各類因素，又需要馬上傳遞信息，往往會通過多種渠道進(jìn)行決策的及時(shí)傳達(dá)。信息的有效傳達(dá)和接收需要決策者和主要助手之間的長期磨合和心領(lǐng)神會。協(xié)助接待的助手在部門中需要和決策者具有一定的默契，通過層級之間的協(xié)調(diào)配合，可以從根本上對接待工作進(jìn)行一定的優(yōu)化和提升，層級之間的配合需要從具體的工作細(xì)則出發(fā)，接待工作在決策者確認(rèn)之后可以實(shí)施具體的方案，對于接待工作過程中產(chǎn)生的一些突發(fā)狀況，接待工作人員與上級之間應(yīng)該保持及時(shí)聯(lián)系，確保接待工作中出現(xiàn)的問題得到及時(shí)的解決，人員的順利對接是接待工作形式上的開始，接待工作從形式上的發(fā)展就是以此為基礎(chǔ)進(jìn)行的，在接待工作的推進(jìn)中，每一個(gè)環(huán)節(jié)與步驟都要圍繞接待工作的主題開展，對接待工作的具體流程需要以接待工作的根本目的為出發(fā)點(diǎn)，進(jìn)行不同接待方案的制定，只有對接待工作具體流程進(jìn)行方案式的規(guī)劃，才能在接待過程中獲取有效信息，并最終完成接待工作。（二）從根本上進(jìn)行接待工作的創(chuàng)新。接待工作的創(chuàng)新不僅僅是停留在表面的形式流程創(chuàng)新，更應(yīng)該從接待工作人員出發(fā)，進(jìn)行科學(xué)合理的訓(xùn)練和培養(yǎng)。接待工作的創(chuàng)新，就是讓接待工作人員的思想與現(xiàn)代化的接待工作保持一致，摒棄一些舊有的思想，具體上來講，想要從根本上有效完成接待工作，需要接待工作人員在任何時(shí)候都要收斂自己的情緒，保持定力，這也是接待工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。只有接待工作人員在情緒與工作細(xì)則上進(jìn)行銜接，接待工作受到工作人員的重視，才能保證工作順利完成。接待工作的根本還在于接待方案的最終確認(rèn)，這就需要負(fù)責(zé)接待工作的上層領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)處理接待工作突發(fā)狀況，進(jìn)而讓接待工作從根本上得到重視，更好地開展創(chuàng)新工作。接待工作的根本絕不僅僅是從形式上進(jìn)行人員的對接，往往是一個(gè)環(huán)節(jié)連著下一個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都不能掉以輕心，對于各個(gè)環(huán)節(jié)的銜接，需要在接待方案中得以體現(xiàn)。如果因?yàn)槿藛T對接過程中的疏漏耽誤了后續(xù)的重要事務(wù)，就會耽誤后續(xù)進(jìn)程，顧此失彼。在進(jìn)行接待工作時(shí)，負(fù)責(zé)雙方對接的工作人員一般來說會承受較為重要的責(zé)任。上一層級的接待工作就是對接待工作進(jìn)行綜合的統(tǒng)籌策劃，從整體上進(jìn)行接待工作的規(guī)劃和最終的方案確認(rèn)，同時(shí)在接待工作正式開始的進(jìn)程中，對于接待工作的細(xì)則也需要納入方案。除卻特殊性質(zhì)的接待任務(wù)，其余接待工作的整體流程存在一定的相似性，接待負(fù)責(zé)人需要根據(jù)接待任務(wù)進(jìn)行工作人員的最終確認(rèn)，對接待工作人員的工作習(xí)慣也需要進(jìn)行細(xì)致的了解，以達(dá)到萬無一失。在體制內(nèi)，辦公室主任需要具備統(tǒng)籌規(guī)劃的能力，能對大局進(jìn)行宏觀調(diào)控。（三）注重行政接待工作的細(xì)節(jié)。行政接待工作需要著手做好細(xì)節(jié)的準(zhǔn)備工作，只有對接待工作的準(zhǔn)備環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)致的規(guī)劃，才能提升接待工作的專業(yè)化。首先，需要確認(rèn)各項(xiàng)信息的準(zhǔn)確性，這些信息包括不同場合下到達(dá)時(shí)間和地點(diǎn)及迎接時(shí)的要求，對于接待客戶的名單以及確切人數(shù)進(jìn)行多次的確認(rèn)，同時(shí)接待工作需要持有效證件，在接待工作的準(zhǔn)備過程中，需要對客戶的級別及接待規(guī)格、費(fèi)用支付情況進(jìn)行細(xì)致核對和計(jì)算，對來訪目的、客戶背景、重要客人信息等需要工作人員配合的方面都需要及時(shí)準(zhǔn)備，接待工作進(jìn)行之前會進(jìn)行方案的確認(rèn)，根據(jù)確認(rèn)之后的方案步驟可以進(jìn)行接待工作的具體實(shí)施，對被接待人員的細(xì)致了解，可以保證接待工作的進(jìn)一步順利推進(jìn)，面對臨時(shí)的變化，在接待工作中需要做到心中有數(shù)，及時(shí)變更接待計(jì)劃，確保接待工作萬無一失。被接待者背景及接待策劃是接待工作的中心，要圍繞被接待者列出針對性措施，在保證正常的接待氣氛中，體現(xiàn)出明確的接待目的，此項(xiàng)內(nèi)容需由相關(guān)的專業(yè)接待工作人員主導(dǎo)策劃完成，在最后進(jìn)行審核的步驟時(shí)由專人審核。接待日程安排，是接待工作實(shí)施的主體，一定要充分考慮被接待者的主觀和客觀具體情況，體現(xiàn)目標(biāo)的針對性和接待方式的個(gè)性。行政接待工作需要工作人員在接待工作中更加自信、更加勇敢、更加有擔(dān)當(dāng)。更要找出錯(cuò)誤，但不要害怕錯(cuò)誤，要積累經(jīng)驗(yàn)，但不要被經(jīng)驗(yàn)束縛。接待工作的決策者也要增強(qiáng)宏觀調(diào)控能力。接待工作還需要清楚人員對接的情況、掌握數(shù)字，增強(qiáng)對信息的掌控，工作人員超前思考、提前謀劃，增強(qiáng)對風(fēng)險(xiǎn)的掌控能力很重要，在接待工作進(jìn)程中，人員之間的緊密對接、聯(lián)絡(luò)聯(lián)系，需要從節(jié)點(diǎn)處增強(qiáng)掌控，行政接待工作需要理解實(shí)質(zhì)，理順其中的關(guān)系，從而增強(qiáng)對事件的掌控。敏銳度觀察能力與思考能力在接待工作中會發(fā)揮重大作用，對于不同的接待任務(wù)要分清輕重緩急，冷靜地處理重大緊迫的工作任務(wù)，熱情服務(wù)，強(qiáng)化執(zhí)行力。行政接待工作的新思路需要從各方面出發(fā)，摒棄傳統(tǒng)思路中的諸多弊端，簡化形式的同時(shí)，突出接待工作的重點(diǎn)，從而高效完成接待工作。
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